Нюанси побудови процесу сорсингу в компанії

10 вересня у нас пройшов вебінар з Денисом Дінкевичем, Talent Sourcing Lead продуктовой компании iDeals, на тему: «Нюанси побудови процесу сорсингу в компанії», де він поділився усіма секретами ефективного сорсингу. 

В статті ми об'єднали головні думки вебінару:

• переваги впровадження сорсингу в компанії;
• Market Research – як невіддільна частина процесу сорсингу + переваги, які може вилучити бізнес;
• відсоток співвідношення рекрутерів та сорсерів у команді Talent Acquisition та особливості в розподілі навантаження між цими функціями;
• особливості роботи з наймаючими менеджерами;
• метрики ефективності сорсингу – процес їх впровадження та вимірювання на постійній основі.

Декілька слів про Дениса 

Денис Дінкевич – спеціаліст, який сорсив ще до того, як це стало мейнстримом. У нього за плечима 6-річний досвід в рекрутингу, 4 з яких він займається сорсингом. Денис побудував функцію сорсингу з нуля у двох продуктових IT-компаніях. За версією Hung Lee, він – один зі спеціалістів області найму, якого потрібно фоловити у 2019 році. 

Окрім того, Денис Дінкевич один з авторів всесвітньо відомого блогу про сорсинг SourceCon та блогу пошукового інструменту AmazingHiring. А також один з ідейних контриб'юторів у Glossary Tech та активний контриб'ютор проєкту Recruiting Brainfood. 

З ‘17 року виступає спікером на міжнародних конференціях з сорсингу та рекрутингу:

• European Sourcing Summit ‘17
• Sourcing Summit Estonia ‘18
• EVOLVE! ‘18
• Social Recruiting Days ‘17
• hired!bcn ‘18
• Sourcing Summit Virtual ‘20
• TechRec ‘20
• TRUkyiv ‘18

Денис створив Telegram-канал «Nuances of Sourcing», в якому публікує усі новинки сорсингу. У вільний від роботи час, Денис Дінкевич захоплюється колекціонуванням та зведенням вінілових пластинок з електронною музикою. 

Що змінилось у сорсингу з моменту початку пандемії?

У зв'язку з різким переходом на віддалену роботу, багато чого змінилося. Розберемо три фактори:

• Компанії отримали доступ до більшої кількості талантів. Якщо компанія перейшла на віддалений формат, а особливо, якщо у неї англомовне середовище, то роботодавець не обмежується одним містом чи країною. Загалом, віддалена робота розширила воронку потенційних кандидатів

• Віртуальна ізоляція – бар'єр для ефективності. Вважається одним із головних недоліків віддаленої роботи, оскільки людям не вистачає спілкування та комунікації один з одним. 

• Відсутність можливостей для ефективної комунікації. Знаходячись в одному офісі, люди можуть у будь-який момент зустрітися та обговорити все, що їх цікавить. Відсутність можливості особистого спілкування заважає рекрутерам та сорсерам правильно оцінити кандидата. 

Як iDeals  реагує на ці зміни?

1. Підготовка, підготовка та ще раз підготовка. В компанії всі дотримуються правил максимально консистентної підготовки до дзвінків. 

2. Узгодження термінів та ретроспектива, заснована на даних. На основі ретроспективи підбиваються підсумки щодо подальшої роботи. 

3. Уважно слухаємо (чуємо) наймаючих менеджерів. Проговорювання та узгодження очікувань, які є у двох сторін. 

4. Щотижневі Zoom-конференції. Вони необхідні для підтримки здорового командного духу. 

Чим відрізняються функції рекрутингу та сорсингу?

Сорсинг відповідає за пошук та скринінг кандидата. Він забезпечує максимальний контроль воронки на етапі входження в неї кандидата. В первісному аспекті сорсинг відповідає за attraction strategy (стратегію залучення). 

Рекрутмент більше фокусується на forecastintg, розумінні того, скільки часу знадобиться для процесу найму, в які терміни та яку кількість людей рекрутер зможе найняти. Крім того, рекрутинг відповідає за Selection & Assessment – глибоку оцінку кандидата, яка базується на інтерв'ю за компетенціями та різноманітних інструментах оцінки. 

Як висновок, варто зазначити, що сорсинг сфокусований на зовнішньому світі. Сорсер думає про ринок кандидатів у контексті того, де вони можуть проводити час, як їх знайти, як їм написати, як витягти їх контакту інформацію. 

А рекрутмент сфокусований на внутрішньому світі компанії. Він глибоко розуміє заявку наймаючого менеджера, спілкується з командою, визначає, який тип характеру чи особистості підійде команді.

Навіщо потрібна функція сорсингу в компанії?

• Підвищення якості спеціалістів, яких ми наймаємо

Наявність функції сорсингу в компанії допомагає покращити якість воронки спеціалістів, яких наймають в штат. У нас з'являється можливість обирати кращих з кращих, а це допомагає визначити наскільки якісним був найм. 

• Скорочення часу та ресурсів, необхідних для закриття вакансії

Сорсинг дає можливість знайти того, хто потрібен бізнесу в відповідні для цього терміни. Це сприяє зниженню фінансових затрат на найм. Тобто ми заощаджуємо кошти на зарплаті усіх фахівців, залучених до процесу найму. 

• Розвиток зовнішнього бренду роботодавця

Спосіб здійснення рекрутингу, манера спілкування з кандидатом – основні фактори, які формують у претендентів враження щодо зовнішнього бренду роботодавця. Вони можуть взагалі нічого не знати про компанію, але якщо їм напише рекрутер зі спам-повідомленням чи нерелевантною пропозицією – кандидати одразу ж викреслять компанію зі списків потенційних роботодавців.

Таким чином сорсинг впливає на якість активної воронки. 

Як виглядає процес сорсингу в контексті роботи над конкретною вакансією?

Спосіб сорсингу в контексті роботи над однією конкретною вакансією, Денис Дінкевич називає Agile Sourcing. Чому так? Тому що гнучкість – це дуже правильна характеристика сорсингу. 

Ідея полягає в розділенні роботи над вакансією (від початку та до кінця) на n-кількість спринтів. 

Перший етап – intake meeting. Тобто первинна зустріч, заявка, певний набір питань. Іноді, це може бути декілька зустрічей, на яких присутній сорсер, рекрутер, наймаюча сторона, Assessment group і після цього починається робота над вакансією. 

Потім сорсер аналізує наявну базу кандидатів і розуміє, чи є у неї потенціал для закриття внутрішніми ресурсами. 

Другий етап – початок сорсингу. Як правило, цей період займає від 3 до 5 днів і в цей час трапляється перший checkpoint. Cорсер показує знайдених кандидатів рекрутеру чи наймаючому менеджеру та, після співбесіди цих спеціалістів, отримує зворотний зв'язок.

Дуже важливо після кожного спринта збирати зворотний зв'язок, оскільки ця інформація знадобиться в подальших пошуках. 

Третій етап – checkpoint 2. На цьому етапі у рекрутера є воронка кандидатів для інтерв'ю, він розуміє рівень навантаженості претендентами та обговорює це все на чекпоінтах. Важливо розуміти, що ці чекпоінти окремі та стосуються лише сорсингу. На етапі запуску вакансії вони необхідні, як і щотижневі зустрічі з рекртуером та наймаючим менеджером. 

На підставі отриманої інформації, сорсер модулює стратегію і, якщо це необхідно, залишає очевидні джерела, наприклад LinkedIn, та переходить до більш прихованих. Особливо, якщо мова йде про роботу з позиціями, на які потрібно найняти 1-2 чи більше людей. 

Які спільні цілі у команди Talent Acquisition (сорсинг + рекрутинг)

Концептуально, теорія схожості функцій називається «перетворення людей в кандидатів, а потім у співробітників». Ця теорія перекликається з воронкою продажу. Але при цьому, вакансія для кандидата також являється цінністю. Це нова робота, можливості, гроші, кар'єрний зріст. 

Але процес конвертації, як у воронці продажу, існує і в сорсингу, і в рекрутингу. Все залежить від декількох факторів:

• наскільки круто сорсер/рекрутер продасть вакансію кандидату;
• як себе буде поводити на інтерв'ю наймаючий менеджер;
• наскільки довгий або ж недовгий процес рекрутингу в компанії;
• чи є у вас в компанії культура зворотного зв'язку.

Усі ці фактори впливають на кінцеве рішення кандидата приймати чи не приймати офер. 

Денис Дінкевич поділився кейсом, як вони в iDeals розподіляють зони відповідальності, які стосуються другорядних функцій рекрутингу та сорсингу. На скріншоті ви можете побачити зони компетентності співробітників команди Talent Acquisition iDeals, в залежності від сфери їх роботи.

Денис каже, що кожен фахівець в їх команді сильний у сфері сорсингу, але має ще й додаткові зони компетенції, які допомагають в роботі. Наприклад, хтось може бути відмінним маркетологом, фанатом Assessment, копірайтером, тощо.

Відповідно, вони намагаються допомагати один одному. Якщо хтось сильний в одній з перерахованих вище сфер, він з радістю допоможе колезі в режимі телефонної розмови чи консультації.

Саме таким чином і відбувається розподіл зон компетентності в iDeals.

Без чого неможлива успішно працююча функція сорсингу в компанії?

1. Планування, планування і ще раз планування

Перше і найголовніше, що потрібно запам'ятати, це те, що сорсинг неможливий без планування. В цей процес повинні бути залучені як наймаючі менеджери, так і рекрутери, і, звичайно ж, сорсери.

Денис каже, що для планування в iDeals використовується програма monday.com.

2. Документація процесів і зрозумілий розподіл обов'язків

Без документації процесів сорсингу шанси, що він буде працювати ефективно дуже малі. Ця документація передбачає зрозумілий, прозорий розподіл обов'язків між командами рекрутингу та сорсингу, і Service level agreement (домовленості на рівні бізнес-функцій).

Наявність цих правил, які називаються SLA обов'язкова для ефективної взаємодії команди Talent Acquisition.

3. Актуальна база знань для нових співробітників і підвищення якості роботи існуючих

Програма знань повинна містити в собі матеріали, що стосуються всього процесу відбору, інтерв'ю за компетенціями, скрипти та інше. Абсолютно всі знання, які стосуються вашого процесу, необхідно зосередити в єдиному місці.

У iDeals для цього використовується інструмент coda.io. Маючи всю цю інформацію в одному місці, ви можете бути впевнені в тому, що всі учасники вашої команди будуть виконувати свої функції на очікуваному рівні.

Питання слухачів вебінару

Вебінар проходив дуже активно, Денису задали велику кількість питань, на які він із задоволенням відповів.

Чим відрізняється сорсер від ресерчера?

Головна відмінність сорсера від ресерчера – це те, що другому не треба нічого продавати та з кимось контактувати. Ще одна відмінність це те, що для ресерчера обов'язковою умовою є організація всіх матеріалів, які він знайшов під час пошуку з подальшим витягом цінної інформації.

Яка пропорція кількості сорсерів і рекрутерів найбільш ефективна?

Оптимальний розподіл ролей – 1:3, тобто 2 сорсера і 6 рекрутерів. У команді сорсерів повинен бути 1 тімлід, кілька Junior-позицій і хоча б 1 Middle-фахівець. Але іноді бувають ситуації, коли сорсери займаються тільки позиціями, які складно закрити. Тоді можна наймати одного професійного сорсера і 4-5 рекрутерів для простих проєктів.

Скільки часу співробітник може безперервно працювати в ролі сорсера?

На мій погляд, безумовно може, але є ризик, що йому набридне робота в одній компанії, особливо, якщо в ній нічого не змінюється.

Які існують і чи існують взагалі норми або середні цифри генерації лідів від сорсерів?

Не існує. Ця метрика варіюється в залежності від умов проєкту, вимог, запиту, географії, з якою доводиться працювати. Такі показники можна встановлювати в рамках однієї вакансії. Коли сорсер знає набір умов, у нього є розуміння скільки часу йде на закриття позиції.

Кращий спосіб зрозуміти ефективні ваші сорсери чи ні - попросити їх вказати кількість часу, яка необхідна для пошуку. Другий спосіб - посорсити з ними в Zoom і подивитися, скільки їм необхідно часу для додавання одного ліда до бази.

За що відповідає тімлід сорсерів? Які у нього обов'язки?

У тімліда сорсерів є кілька зон відповідальності:

1. Рівномірний розподіл навантаження по всіх проєктах найму.

2. Технічні інтеграції. У сорсингу використовуються різні інструменти для планування дзвінків з рекрутером, для посилання email, для скорочення посилань. Робота з цими інструментами вимагає їх взаємної інтеграції. Тобто створення процесу, коли кандидат може забронювати час для дзвінка і ця інформація відразу ж актуалізується. Після чого рекрутеру прийде лист з необхідною інформацією про майбутнє інтерв'ю.

3.People management. Розподіл ресурсів і забезпечення максимально ефективної роботи.

4. Маркетинг. Сорсери багато часу приділяють опису вакансії, допомагають наймаючим командам і рекрутерам знаходити необхідну інформацію, працюють над тим, щоб листи виглядали красиво та привабливо. Вони постійно оптимізують заклик до дії.

На чому тримається мотивація сорсерів?

Ми в iDeals створили для кожного сорсера job-profile – це чіткий набір компетенцій, який повинен мати наш сорсер. Складається цей профайл з трьох колонок – Junior, Middle, Senior.

Що стосується мотивації, перш за все, сорсер повинен хотіти вирости в розрізі цих компетенцій. Цей профайл відображає навіть не самі компетенції, а індикатори їх прояви. Будь-який сорсер може почитати, вивчити цей документ, зрозуміти свої зони розвитку і, відповідно, працювати над ними.

Як зрозуміти логіку Google або LinkedIn? На що варто звернути увагу для поліпшення ефективності запиту?

Логіку LinkedIn краще взагалі не намагатися зрозуміти, тому що ця мережа, вона не про пошук, а про базу кандидатів. Тому про пошук вони думають найменше. Слід зазначити, що на відміну від Google, процес пошуку в LinkedIn взагалі ніде не документується. І навіть те, що задокументовано не завжди відповідає дійсності.

Google же, в першу чергу, пошуковий движок. У ньому є велика кількість інструкцій для використання пошукача. Я рекомендую прочитати книгу «The Joy of Search» автора Деніела М. Рассела. Він працює в компанії Google і відповідає за продукт Google пошуку. Ця книга дуже цікава і прокачує людину на рівень advanced user, стосовно Google пошуку. У ній є набір інструкцій для ефективного пошуку, життєві лайфхаки пошуку за фотографією або конкретним файлом.

Як сорсеру грамотно пояснити кандидату, що зараз з ним буде спілкуватися інший рекрутер? Як не викликати негатив, щоб кандидата не кидали між рекрутерами і він нормально на все це реагував?

C кандидатами необхідно комунікувати. У iDeals цей процес побудований таким чином, що у кожного рекрутера існує посилання на календар з певними умовами для кандидатів, щоб вибрати найбільш відповідний час для дзвінка. Ми, як сорсери, спочатку їх про це інформуємо і повідомляємо, що далі у них буде комунікація з рекрутером.

Розкажіть найцікавіший кейс з точки зору складності вакансії

Найскладніше працювати в контексті географії, наприклад, з ринком Китаю. Він дуже закритий, а кандидати поводяться зовсім інакше, ніж у нас. Що стосується позицій, складно працювати з технічними, ролями, які мають попит, по типу devops. Тому що кандидати мають завищені очікування.

Але насправді, якщо добре зануритися і розібратися у всьому, будь-яка вакансія буде вам під силу. Все залежить від того, як ви підготувалися. Чим краще ви підготуєтеся, тим крутіше у вас вийде шукати.

Як ви думаєте, чому в Україні не виділяють сорсера, як окрему посаду, а вважають молодшими рекрутерами? Як це можна змінити?

Змінити це можна, запровадивши функцію сорсингу хоча б в одну продуктову компанію, як зробив я 🙂 Але насправді, я думаю, що нам ще потрібен час, щоб адаптуватися до сорсингу.

Для зміни ситуації, важливо показувати наймаючий стороні та рекрутерам нюанси, про які я розповідав на слайдах: економія ресурсів, часу, якісніша воронка на вході.

Ще одна проблема цієї ситуації полягає в тому, що велика кількість сорсерів самі хочуть згодом стати рекрутерами. Перш ніж найняти у свою команду людей, я провів інтерв'ю з багатьма сорсерами та рекрутерами. Багато з них приходили на співбесіду з питанням: «А коли я стану рекрутером?», Що не зовсім правильно. Саме з метою пропаганди здорового ставлення до сорсингу, я і створив свій Telegram-канал.

За допомогою якого інструменту ви робите email-розсилку за потенційними кандидатами?

Ми користуємося інструментом gem.com. Це крута система, яка робить процес розсилки заснованим на даних, тобто ми можемо завжди проаналізувати ефективність наших дій. 

Після цього в хід вступають наші теми листа і контекст, які змушують кандидатів їх відкрити та відповісти.

Які основні компетенції повинні бути у сорсера?

Можна виділити ТОП-5 компетенцій, які повинні бути у сорсера:

1. Увага до деталей

2. Навички пошуку в Google і LinkedIn

3. Критичне мислення, щоб подивитися на свій запит з часткою критики та зробити його ефективнішим

4. Нескінченна цікавість і бажання дізнатися щось нове

5. Лінь в хорошому сенсі 🙂

Сорсери повинні бути ледачими в плані бажання полегшити собі життя, наприклад, за допомогою складання ефективнішого пошукового запиту. Або ж знаходженням якогось джерела кандидатів, який допоможе наповнити воронку в коротші терміни та звільнити сорсеру час, щоб полінуватися 🙂

Як ви навчаєте сорсерів з точки зору заходу до кандидата? Чи є тренінги з продажів, копірайтингу? Якщо так, самі ведете або залучаєте сторонніх тренерів?

Ми надаємо нашим сорсерам бібліотеку Template off, які перевірені нами на власному досвіді, практиці та факапах. Ми інформуємо сорсерів про всіх помилки, які у нас були та просимо не повторювати їх.

Навчання сорсерів всередині компанії відбувається за допомогою набору певних воркшопів, на підставі яких ми проводимо опитування. Він містить в собі знання з цих воркшопів в більш практичному контексті на прикладі реального найму.

Чи можете ви поділитися середніми результатами своїх сорсерів в різних позиціях?

У визначенні середніх результатів ми використовуємо кілька показників:

1. Здатність знайти персональну пошту.

2. Reply rate, тобто яка кількість кандидатів із загальної кількості відповіли.

3. Конверсія з ліда в інтерв'ю з рекрутером.

4. Рівень задоволеності сорсингом;

5. Отримання зворотного зв'язку у наймаючої команди, а саме: кількість, якість, комунікація, коментарі з приводу того, що можна поліпшити.

Результати за рівнем знаходження персональної пошти у нас варіюються від 75% до 92%, в залежності від географії.

Reply rate варіюється від 30% до 55%. Це означає, що від 30% до 50% кандидатів відповідають на листи.

Показник конверсії з ліда в інтерв'ю з рекрутером у нас варіюється від 5% до 15%. Це означає, що 5-15% кандидатів із загальної кількості прийшли на інтерв'ю з рекрутером.

Чи варто працювати з безкоштовною версією LinkedIn, якщо в роботі 2-4 вакансії?

Для пошуку рекомендую пакет «Бізнес», тим більше якщо ви працюєте з 2-4 вакансіями. Навіть працюючи з однією вакансією, краще витратити гроші та придбати платний пакет.

Summary вебінару

• В умовах карантину та віддаленої роботи дуже важливо ретельно готуватися до дзвінків, узгоджувати терміни ретроспективи, заснованої на даних, уважно слухати та чути наймають менеджерів, проводити щотижневі Zoom-конференції.
• Сорсинг сфокусований на зовнішньому світі компанії, а рекрутинг на внутрішньому.
• Сорсер думає про ринок кандидатів в контексті того, де вони можуть проводити час, як їх знайти, як їм написати, як витягти їх контактну інформацію.
• Рекрутер глибоко розуміє заявку наймаючого менеджера, спілкується з командою, визначає який тип характеру або особистості підійде команді.
• Функція сорсингу потрібна для підвищення якості найму, скорочення часу і ресурсів, необхідних для закриття вакансії, розвитку зовнішнього бренду роботодавця.
• Успішна функція сорсингу в компанії неможлива без планування, документування процесів, зрозумілого поділу обов'язків і актуальної бази знань для нових співробітників і вже існуючих.

Якщо ви пропустили цей вебінар, але хочете потрапити на наступний, стежте за анонсами від Hurma😉

І, традиційно, відеозапис нашого вебінару:

• Підбір персоналу